Inventarierea patrimoniului: Reguli, responsabilitati si aspecte cheie
Inventarierea patrimoniului este operatiunea prin care se stabileste situatia reale a activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale unei entitati, reglementata de Norma privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobata prin Ordinul 2861/2009, si constituie o obligatie prevazuta de Legea contabilitatii nr. 82/1991.
Ce este inventarierea?
Conform normelor, inventarierea reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, cantitativ-valoric sau valoric. Scopul sau principal este intocmirea situatiilor financiare care sa reflecte fidel pozitia financiara si performanta entitatii.
Cand este obligatorie inventarierea?
Inventarierea este necesara in mai multe situatii, printre care:
- La inceputul activitatii entitatii, pentru stabilirea elementelor care constituie aport la capital;
- Anual, de regula la finalul exercitiului financiar;
- In cazul fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii;
- La cererea organelor de control;
- In cazul unor indicii de lipsuri sau plusuri in gestiune;
- Dupa calamitati naturale sau forta majora;
- La predarea-primirea gestiunii sau reorganizarea gestiunilor.
Cine raspunde de inventariere?
Raspunderea organizarii si desfasurarii inventarierii revine administratorilor sau altor persoane responsabile de gestionarea entitatii. Acestia numesc prin decizie scrisa comisii de inventariere, care sunt responsabile de:
- Stabilirea metodei de inventariere;
- Asigurarea desfasurarii corecte a operatiunilor;
- Supravegherea intocmirii documentatiei.
Etapele principale ale inventarierii
1. Pregatirea inventarierii:
- Organizarea depozitarii bunurilor pe categorii;
- Asigurarea dotarilor necesare: echipamente de masurare, cantarire, birotica.
2. Efectuarea inventarierii:
- Numararea, cantarirea sau masurarea bunurilor;
- Identificarea elementelor patrimoniale intangibile (brevete, licente, marci) pe baza documentelor de proprietate.
3. Evaluarea bunurilor:
Se aplica principiul prudentei conform pc. 37 din Norma. In cazul in care se constata ca valoarea de inventar este mai mare decat valoarea cu care acesta este evidentiat in contabilitate, in listele de inventariere se inscriu valorile din contabilitate. In cazul in care valoarea de inventar a bunurilor este mai mica decat valoarea din contabilitate, in listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar.
4. Intocmirea si verificarea documentelor:
- Completarea listelor de inventariere distincte pentru fiecare tip de bun;
- Compararea cu datele scriptice din contabilitate.
5. Stabilirea rezultatelor:
Potrivit pc. 40 din Norma aprobata prin Ordinul 2861/2009, in situatia constatarii unor plusuri in gestiune, bunurile respective se evalueaza potrivit reglementarilor contabile aplicabile. In cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa imputa persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
Prin valoare de inlocuire, se intelege costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa in gestiune la data constatarii pagubei, care cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv.
In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.
La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se are in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
- sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
- diferentele constatate in plus sau in minus sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la aceeasi gestiune.
Inregistrarea rezultatelor
Rezultatele inventarierii trebuie consemnate in evidenta tehnico-operativa si contabilitate in termen de maximum 7 zile lucratoare de la aprobarea procesului-verbal. Acestea vor fi integrate in bilant si in situatiile financiare anuale, potrivit punctul 45 din Norma aprobata prin Ordinul 2861/2009.
Registrul-inventar: Reguli de completare
Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu in care se inscriu rezultatele inventarierii, potrivit punctului 44 din Norma, pe baza listelor de inventariere, proceselor-verbale de inventariere si situatiilor analitice, care justifica continutul fiecarui post din bilant. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din inventariere se actualizeaza cu intrarile sau iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar. Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
Concluzii
Inventarierea patrimoniului este o obligatie legala si un instrument esential pentru controlul intern. Organizarea corecta a procesului, respectarea reglementarilor contabile si evaluarea conform principiului prudentei asigura o imagine fidela a pozitiei financiare a entitatii.
Newsletter PortalCodulFiscal.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalCodulFiscal.ro si primesti cadou Raportul special "Intreprinderi legate
Impozit micro sau impozit pe profit?"!
