REGES-ONLINE si concediile medicale: o obligatie noua pentru angajatori

Profeanu Laura

01 Apr 2025

Spete pe acelasi subiect

Publicarea in Monitorul Oficial a Hotararii Guvernului nr. 295/2025 aduce o serie de schimbari substantiale in ceea ce priveste evidenta contractelor de munca, una dintre cele mai importante vizand concediile medicale. Daca pana acum suspendarile contractului individual de munca (CIM) pentru incapacitate temporara de munca nu trebuiau raportate in Revisal, noua platforma REGES-ONLINE schimba complet regulile jocului.

Ce se schimba?

Angajatorii vor fi obligati sa raporteze in REGES-ONLINE suspendarile CIM cauzate de concedii medicale – indiferent daca este vorba despre boala obisnuita, accident in afara muncii sau alta cauza legala.

Art. 5.

(1) Transmiterea in Registru a datelor prevazute la art. 4 alin. (2) se face dupa cum urmeaza:

e) datele prevazute la art. 4 alin. (2) lit. p) se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii/datei incetarii suspendarii, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale, cand transmiterea in Registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a certificatului de concediu medical, a absentelor nemotivate, precum si a situatiilor de suspendare in caz de forta majora, cand transmiterea in Registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii;

Aceasta nuanta este foarte importanta si trebuie reflectata in procedurile interne.

Consecintele neinregistrarii la timp

Nerespectarea termenului atrage sanctiuni clare, conform art. 9 din HG 295/2025: amenda intre 3.000 si 5.000 lei pentru fiecare situatie de suspendare a CIM neraportata la timp.

Avand in vedere frecventa concediilor medicale in companii, mai ales in lunile de iarna sau in industriile cu conditii de munca dificile, riscul de sanctiuni se multiplica rapid.

Partea frumoasa – daca o putem numi asa – este ca potrivit art. 13 din HG nr. 295/2025, contraventiile stabilite prin aceasta hotarare intra sub incidenta OG nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor. Asta inseamna, printre altele, ca:

• Procesul-verbal de constatare poate fi contestat;
• Exista posibilitatea aplicarii unui avertisment, in functie de gravitatea faptei si circumstante;
• Si, cel mai important pentru multi angajatori: se poate achita, in termen de 15 zile, jumatate din minimul amenzii, conform art. 28 din OG 2/2001.

Ce ar trebui sa faca angajatorii?

1. Actualizarea regulamentului intern

Pentru a gestiona eficient aceasta obligatie, se recomanda introducerea expresa in regulamentul intern a obligatiei angajatului de a transmite certificatul medical in termenul legal (pana cel tarziu pe data de 5 a lunii urmatoare celei in care a avut loc concediul). Aceasta prevedere exista deja in legislatia specifica privind concediile medicale si poate fi dublata de masuri disciplinare in caz de nerespectare.

2. Stabilirea unui flux intern rapid

Fiecare intarziere poate insemna o amenda. Angajatorii ar trebui sa desemneze o persoana responsabila cu verificarea si raportarea tuturor suspendarilor, cu un sistem de alerta interna pentru termenele-limita.

3. Pregatirea pentru tranzitie pana la 30 septembrie 2025

Data-limita pana la care toate informatiile care nu exista in Revisal trebuie introduse in noul sistem este 30 septembrie, deci angajatorii trebuie sa se asigure ca, incepand din acel moment, raportarea acestora in REGES-ONLINE se face conform noilor reguli.

De ce e importanta aceasta schimbare?

In noul sistem informatic unitar si digitalizat, Inspectia Muncii va putea verifica in timp real situatiile de suspendare a CIM, coreland datele cu alte institutii (ex. CNAS, ANAF). Aceasta trasabilitate este benefica atat pentru controlul statului, cat si pentru salariat, care va putea accesa in viitor extrasul REGES pentru a justifica perioadele de activitate sau inactivitate, inclusiv in contextul calculului stagiului de cotizare pentru pensie.

Concluzie

Trecerea la REGES-ONLINE nu inseamna doar un alt format digital, ci o noua procedura de raportare. Concediile medicale devin oficial parte din registrul electronic al muncii, iar angajatorii trebuie sa trateze cu seriozitate aceasta modificare – nu doar pentru a evita sanctiuni, ci si pentru a-si respecta obligatiile legale fata de salariati si autoritati.

Studii de caz si articole despre reges